REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUGI appa

Wersja 1.0 · sporządzono 18.08.2026 · obowiązuje od `[data publikacji]`

§1. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

Usługodawca - Maciej Szewczykowski, prowadzący działalność gospodarczą pod adresem ul. Andrzeja Wajdy 2, 15-131 Białystok, NIP 9662192262, e-mail: kontakt@appapanel.com.
Serwis / appa - oprogramowanie udostępniane w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa) pod adresem appapanel.com, obejmujące panel internetowy oraz bota Telegram, służące do zarządzania firmą usługową (projekty, czas pracy, CRM, wyceny, finanse).
Usługa - świadczona drogą elektroniczną usługa polegająca na udostępnieniu Klientowi Serwisu w zakresie wykupionego Planu, wraz z przechowywaniem wprowadzonych danych.
Klient - przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną), który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi przez rejestrację w Serwisie.
Firma - konto Klienta w Serwisie wraz z danymi wprowadzonymi przez Klienta i jego Użytkowników.
Użytkownik - osoba fizyczna korzystająca z Serwisu w imieniu i na rzecz Klienta (właściciel, pracownik, współpracownik), w panelu internetowym lub przez bota Telegram.
Plan - wariant Usługi (Standard albo Pro) o zakresie funkcjonalnym i cenie określonych w §5 oraz na stronie „Cennik" w Serwisie.
Okres próbny - bezpłatny okres testowy, o którym mowa w §4.
Okres rozliczeniowy - jeden miesiąc świadczenia Usługi, liczony od dnia aktywacji Planu albo od dnia jego przedłużenia.
Umowa powierzenia / DPA - Załącznik nr 1 do Regulaminu, regulujący powierzenie Usługodawcy przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO.
RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

§2. Postanowienia ogólne

Regulamin określa rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, warunki ich świadczenia, warunki zawierania i rozwiązywania umów oraz tryb postępowania reklamacyjnego - zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Regulamin jest nieodpłatnie udostępniony w Serwisie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie (pobranie i wydruk) w każdym czasie.
Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców. Rejestrując Firmę, Klient oświadcza, że zawiera umowę bezpośrednio związaną z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą i że umowa ta ma dla niego charakter zawodowy.
Jeżeli - mimo oświadczenia z ust. 3 - umowa zawarta przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą nie ma dla niej charakteru zawodowego w rozumieniu przepisów, do takiej umowy stosuje się bezwzględnie obowiązujące przepisy chroniące taką osobę, a postanowienia Regulaminu z nimi sprzeczne nie mają do niej zastosowania. Pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
Akceptacja Regulaminu wraz z Załącznikiem nr 1 (Umowa powierzenia) następuje przy rejestracji i jest warunkiem korzystania z Serwisu.
Wymagania techniczne: urządzenie z dostępem do internetu i aktualną przeglądarką internetową obsługującą JavaScript i pliki cookies; aktywny adres e-mail; dla funkcji bota - konto i aplikacja Telegram.
Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami sieci internet (m.in. złośliwe oprogramowanie, phishing, przechwycenie danych logowania). Usługodawca stosuje środki opisane w §9, a Klient zobowiązany jest do zabezpieczenia własnych urządzeń i danych logowania.

§3. Rejestracja i konto

Rejestracja Firmy jest samoobsługowa i wymaga podania nazwy firmy, adresu e-mail oraz ustanowienia hasła. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta z chwilą zakończenia rejestracji i akceptacji Regulaminu.
Klient zobowiązuje się podać dane prawdziwe i aktualne oraz aktualizować je w razie zmian, w szczególności dane niezbędne do wystawienia faktury.
Klient odpowiada za zachowanie poufności danych logowania oraz za działania i zaniechania Użytkowników, którym udostępnił dostęp do Firmy, w tym za wysyłane kody zaproszeń.
Jedno konto Telegram może być powiązane wyłącznie z jedną Firmą.
Klient niezwłocznie zawiadamia Usługodawcę o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Firmy (kontakt@appapanel.com).
Usługodawca może odmówić rejestracji albo zablokować konto w przypadku naruszenia Regulaminu lub przepisów prawa, na zasadach określonych w §7 ust. 5.

§4. Okres próbny

Nowa Firma otrzymuje bezpłatny Okres próbny: 30 dni w zakresie Planu Pro, a następnie 7 dni w zakresie Planu Standard (łącznie 37 dni). Okres próbny nie wymaga podania danych płatniczych.
Po zakończeniu Okresu próbnego, jeżeli Klient nie wykupił Planu, dostęp do Serwisu zostaje zawieszony. Dane Firmy są przechowywane zgodnie z §6.
Okres próbny przysługuje jednokrotnie. Za tego samego Klienta uważa się podmiot posługujący się tym samym numerem NIP, a w razie jego braku - tym samym adresem e-mail albo tym samym kontem Telegram.
Usługodawca może odmówić Okresu próbnego, jeżeli z okoliczności wynika, że Klient korzystał z niego wcześniej.
Usługodawca może udostępniać kody promocyjne (w tym polecające), które wydłużają Okres próbny lub rozszerzają jego zakres funkcjonalny - na warunkach i przez okres podany przy udostępnieniu danego kodu.

§5. Plany, opłaty i płatności

Cennik:
Plan Standard - 200 zł netto miesięcznie,
Plan Pro - 400 zł netto miesięcznie.

Do podanych kwot dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki. Ceny podane na stronie „Cennik" w Serwisie są tożsame z powyższymi. Od 1 września 2026 r. obowiązuje cennik wg wielkości ekipy stanowiący Załącznik nr 2 do Regulaminu (aktualny cennik stanowi Załącznik nr 2).

Zakres funkcjonalny Planów określa opis dostępny w Serwisie (strona „Cennik" / strona wyboru Planu), aktualny na dzień zakupu lub przedłużenia.
Płatności obsługuje zewnętrzny operator Stripe. Usługodawca nie przechowuje numerów kart płatniczych ani kodów autoryzacyjnych. Dostępne formy płatności:
a. płatność miesięczna z góry (m.in. BLIK, przelew) - opłacenie każdego kolejnego Okresu rozliczeniowego wymaga odrębnej płatności; Serwis przypomina o zbliżającym się końcu opłaconego okresu;
b. subskrypcja odnawiana automatycznie (m.in. karta płatnicza) - opłata pobierana cyklicznie co miesiąc do czasu anulowania subskrypcji przez Klienta.
Okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc od dnia aktywacji Planu lub jego przedłużenia.
Anulowanie subskrypcji. Klient może anulować subskrypcję w każdej chwili (panel → Plan → Zarządzaj subskrypcją). Usługa pozostaje aktywna do końca opłaconego Okresu rozliczeniowego, a kolejna opłata nie jest pobierana.
Brak zwrotów za rozpoczęty okres. Opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi w razie anulowania subskrypcji lub zaprzestania korzystania z Usługi przez Klienta. Nie uchybia to uprawnieniom Klienta w razie nienależytego wykonania Usługi przez Usługodawcę ani postanowieniom §2 ust. 4.
Zmiana Planu w trakcie Okresu rozliczeniowego:
a. podwyższenie Planu - następuje niezwłocznie, za dopłatą proporcjonalną do liczby dni pozostałych do końca Okresu rozliczeniowego, wyliczaną automatycznie przez Stripe;
b. obniżenie Planu - następuje od początku kolejnego Okresu rozliczeniowego, bez zwrotu różnicy za okres bieżący.
Zmiana Cennika. Usługodawca może zmienić Cennik z co najmniej 30-dniowym uprzedzeniem przekazanym e-mailem lub komunikatem w panelu. Zmiana obowiązuje od kolejnego Okresu rozliczeniowego. Klientowi, który nie akceptuje zmiany, przysługuje prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem na koniec opłaconego okresu; opłacenie kolejnego okresu po cenie zmienionej oznacza akceptację zmiany.
Faktury. Usługodawca wystawia fakturę za każdy opłacony Okres rozliczeniowy i udostępnia ją Klientowi drogą elektroniczną (e-mail lub panel). Klient akceptuje wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Dane do faktury pochodzą z danych podanych przy płatności i w ustawieniach Firmy; za ich prawidłowość odpowiada Klient.
W razie opóźnienia w płatności Usługodawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Kody promocyjne. Usługodawca może udostępniać kody rabatowe lub polecające, które czasowo obniżają wysokość opłat na warunkach i przez okres podany przy udostępnieniu danego kodu. Po zakończeniu okresu promocyjnego obowiązuje standardowy Cennik. Skorzystanie z kodu jest dobrowolne i nie łączy się z innymi promocjami, chyba że warunki kodu stanowią inaczej.

§6. Zawieszenie, rozwiązanie umowy i dane po zakończeniu umowy

Zawieszenie za brak opłaty. Brak opłaty za kolejny Okres rozliczeniowy - po upływie dodatkowego 3-dniowego okresu liczonego od końca okresu opłaconego - albo zakończenie Okresu próbnego bez wykupienia Planu skutkuje zawieszeniem dostępu do Serwisu. Zawieszenie nie oznacza usunięcia danych Firmy.
Klient może w każdej chwili wznowić Usługę przez opłacenie Planu; dane Firmy pozostają nienaruszone i stają się ponownie dostępne.
Wypowiedzenie przez Klienta. Klient może wypowiedzieć umowę w każdej chwili - przez anulowanie subskrypcji, nieopłacenie kolejnego Okresu rozliczeniowego albo przez oświadczenie wysłane na kontakt@appapanel.com. Umowa ulega rozwiązaniu z końcem opłaconego Okresu rozliczeniowego.
Retencja danych po zawieszeniu. Dane zawieszonej Firmy są przechowywane przez 12 miesięcy od dnia zawieszenia. Nie później niż 30 dni przed upływem tego terminu Usługodawca wysyła na adres e-mail Klienta powiadomienie o planowanym trwałym usunięciu danych wraz z informacją o sposobie ich pobrania lub wznowienia Usługi. Po upływie 12 miesięcy dane Firmy są trwale usuwane, z zastrzeżeniem ust. 6.
Eksport danych. Na wniosek Klienta złożony na kontakt@appapanel.com - w okresie trwania umowy albo w okresie retencji, o którym mowa w ust. 4 - Usługodawca nieodpłatnie udostępni eksport danych Firmy w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (CSV lub JSON), w terminie 14 dni od otrzymania wniosku. Na wniosek Klienta Usługodawca usunie dane wcześniej niż w terminie z ust. 4.
Usunięcie danych nie obejmuje dokumentów rozliczeniowych oraz danych, których przechowywanie jest wymagane przepisami prawa (m.in. podatkowymi), ani - przejściowo - kopii zapasowych, które są usuwane zgodnie z cyklem ich automatycznej rotacji opisanym w Polityce Prywatności.
Wypowiedzenie przez Usługodawcę. Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie rażącego naruszenia Regulaminu (§7) lub przepisów prawa przez Klienta lub jego Użytkownika. W takim przypadku dane Firmy są przechowywane i udostępniane do eksportu przez 30 dni od rozwiązania umowy, chyba że ich zachowanie byłoby sprzeczne z prawem.

§7. Zasady korzystania z Serwisu

Klient i Użytkownicy korzystają z Serwisu zgodnie z Regulaminem, przepisami prawa i dobrymi obyczajami.
Zakaz dostarczania treści bezprawnych. Klient i Użytkownicy nie mogą dostarczać do Serwisu treści o charakterze bezprawnym.
Klient odpowiada za treści i dane wprowadzane do Serwisu przez niego i jego Użytkowników, w tym za posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych swoich pracowników, współpracowników i klientów (§10 oraz Załącznik nr 1).
Zakazane jest w szczególności:
a. dostarczanie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich lub dobra osobiste;
b. podejmowanie prób naruszenia zabezpieczeń Serwisu, w tym mechanizmów izolacji danych między Firmami, oraz prób uzyskania dostępu do danych innych Klientów;
c. dekompilacja, dezasemblacja i inne formy inżynierii wstecznej, poza zakresem dozwolonym bezwzględnie obowiązującymi przepisami;
d. odsprzedaż, podnajem lub udostępnianie Usługi osobom trzecim poza własnymi Użytkownikami, a także świadczenie na jej podstawie usług dla podmiotów trzecich;
e. korzystanie z Serwisu w sposób zakłócający jego działanie, w tym automatyzacja nadmiernie obciążająca infrastrukturę.
W razie naruszenia ust. 2–4 Usługodawca może - proporcjonalnie do wagi naruszenia - wezwać Klienta do jego zaprzestania, zablokować dostęp do Serwisu albo wypowiedzieć umowę zgodnie z §6 ust. 7. O blokadzie lub wypowiedzeniu Usługodawca informuje Klienta e-mailem, wskazując przyczynę oraz sposób złożenia reklamacji zgodnie z §11.

§8. Dostępność Usługi i przerwy techniczne

Usługodawca dokłada należytej staranności, aby Serwis działał w sposób ciągły i poprawny, oraz wykonuje codzienne, szyfrowane kopie zapasowe danych.
Usługodawca nie udziela liczbowej gwarancji dostępności (SLA). Zobowiązuje się do świadczenia Usługi z zachowaniem staranności wymaganej od profesjonalisty i do niezwłocznego usuwania zgłoszonych awarii.
Usługodawca zastrzega możliwość przerw technicznych niezbędnych do konserwacji, aktualizacji i zapewnienia bezpieczeństwa. O planowanych pracach informuje z wyprzedzeniem e-mailem lub komunikatem w panelu, w miarę możliwości planując je poza godzinami pracy.
Serwis korzysta z usług podmiotów trzecich (m.in. Telegram, Stripe, dostawca infrastruktury serwerowej). Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy wynikające wyłącznie z przyczyn leżących po stronie tych podmiotów, podejmuje jednak niezwłoczne działania zmierzające do przywrócenia działania Usługi.
Usługodawca może rozwijać i modyfikować funkcjonalności Serwisu. Istotne ograniczenie lub usunięcie funkcjonalności objętej wykupionym Planem traktowane jest jak zmiana Regulaminu (§13) i wymaga uprzedzenia.

§9. Bezpieczeństwo

Usługodawca stosuje w szczególności następujące środki techniczne i organizacyjne:

szyfrowanie transmisji protokołem TLS (HTTPS) w całym Serwisie;
przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych (argon2id);
izolację danych pomiędzy poszczególnymi Firmami, egzekwowaną na poziomie bazy danych i weryfikowaną automatycznymi testami;
codzienne kopie zapasowe szyfrowane algorytmem AES-256, przechowywane poza serwerem produkcyjnym;
dostęp administracyjny do serwera wyłącznie z użyciem klucza SSH;
ograniczanie liczby prób logowania i rejestracji (rate-limiting) oraz prowadzenie dziennika zdarzeń konta.

§10. Dane osobowe

Dane osobowe Klienta i osób rejestrujących lub reprezentujących Firmę (m.in. adres e-mail, dane rozliczeniowe) Usługodawca przetwarza jako administrator - zasady opisuje Polityka Prywatności dostępna w Serwisie.
Dane osobowe wprowadzane do Firmy przez Klienta i jego Użytkowników (dane pracowników, współpracowników, klientów i potencjalnych klientów Klienta) Klient przetwarza jako administrator, a Usługodawca - jako podmiot przetwarzający na udokumentowane polecenie Klienta. Powierzenie reguluje Załącznik nr 1 - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, akceptowany łącznie z Regulaminem przy rejestracji.
Wiadomości niezbędne do wykonania umowy (potwierdzenia, przypomnienia o płatnościach, informacje o przerwach technicznych, zmianach Regulaminu i o bezpieczeństwie) Usługodawca wysyła w ramach świadczenia Usługi, bez odrębnej zgody. Informacje handlowe niezwiązane bezpośrednio z wykonaniem umowy (np. newsletter) Usługodawca wysyła wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody, którą można w każdej chwili wycofać.

§11. Reklamacje

Reklamacje dotyczące Usługi Klient składa na adres kontakt@appapanel.com.
Reklamacja powinna zawierać: oznaczenie Klienta i Firmy, opis zastrzeżeń wraz z datą i godziną zdarzenia oraz oczekiwany sposób załatwienia sprawy.
Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi na adres e-mail Klienta w terminie 14 dni od jej otrzymania. Jeżeli rozpatrzenie wymaga dodatkowych informacji, Usługodawca zwraca się o nie do Klienta, a termin biegnie od dnia ich uzupełnienia.

§12. Prawa do Serwisu i dane Klienta

Wszelkie prawa do Serwisu, w tym autorskie prawa majątkowe do oprogramowania, jego interfejsu, dokumentacji i oznaczeń, przysługują Usługodawcy i nie są przenoszone na Klienta.
Na czas trwania umowy Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej i nieprzenoszalnej licencji, bez prawa udzielania sublicencji, na korzystanie z Serwisu w zakresie wykupionego Planu, wyłącznie na własne potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.
Dane wprowadzone do Firmy pozostają własnością Klienta. Usługodawca nie nabywa do nich praw i wykorzystuje je wyłącznie w celu świadczenia Usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 1.
Usługodawca nie wykorzystuje danych Klienta do trenowania modeli sztucznej inteligencji. Opcjonalna funkcja wycen AI działa wyłącznie po jej włączeniu przez Klienta i na podstawie klucza API dostarczonego przez Klienta; wyniki generowane przez tę funkcję należą do Klienta. Zasady odpowiedzialności za tę funkcję określa §14 ust. 4.

§13. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, którymi są: zmiana przepisów prawa lub ich wykładni, wydanie orzeczenia lub decyzji organu wpływających na treść Regulaminu, zmiana lub rozwój funkcjonalności Serwisu, zmiana zakresu lub zasad świadczenia Usługi, zmiana Cennika (§5 ust. 8), zmiana listy podmiotów przetwarzających (Załącznik nr 1), względy bezpieczeństwa lub przeciwdziałania nadużyciom.
O zmianie Usługodawca informuje z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem e-mailem lub komunikatem w panelu, wskazując zakres zmian i datę ich wejścia w życie.
Klientowi, który nie akceptuje zmiany, przysługuje prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmiany w życie. Dalsze korzystanie z Serwisu po tej dacie oznacza akceptację zmienionego Regulaminu.

§14. Odpowiedzialność

Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi na zasadach ogólnych, z ograniczeniami określonymi poniżej.
Ograniczenie odpowiedzialności. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu umowy - niezależnie od podstawy prawnej - ograniczona jest do wysokości opłat netto wniesionych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie będące źródłem szkody. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści.
Ograniczenia z ust. 2 nie mają zastosowania do szkody wyrządzonej umyślnie, do przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest wyłączone bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, ani do odpowiedzialności wynikającej z przepisów o ochronie danych osobowych.
Funkcja wycen AI. Wyniki generowane przez opcjonalną funkcję wycen AI mają charakter pomocniczy i orientacyjny. Usługodawca nie gwarantuje ich poprawności ani przydatności do konkretnego celu; decyzje handlowe podejmowane na ich podstawie Klient podejmuje na własną odpowiedzialność i powinien je samodzielnie zweryfikować.
Klient odpowiada wobec Usługodawcy za szkody wynikające z naruszenia przez niego lub jego Użytkowników §7 Regulaminu.
Siła wyższa. Żadna ze stron nie odpowiada za niewykonanie zobowiązań spowodowane siłą wyższą, tj. zdarzeniem zewnętrznym, niemożliwym do przewidzenia i do zapobieżenia (m.in. klęski żywiołowe, awarie infrastruktury krajowej, akty władzy publicznej, rozległe awarie dostawców infrastruktury internetowej).
Odpowiedzialność z tytułu rękojmi zostaje wyłączona w zakresie dozwolonym przez prawo (art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego), z zastrzeżeniem §2 ust. 4.

§15. Postanowienia końcowe

Prawem właściwym dla umowy jest prawo polskie.
Sądem właściwym do rozstrzygania sporów wynikających z umowy jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy. Postanowienie to nie ma zastosowania, jeżeli przepisy bezwzględnie obowiązujące stanowią inaczej, ani do umów, o których mowa w §2 ust. 4.
Klient nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z umowy na osobę trzecią bez uprzedniej zgody Usługodawcy wyrażonej w formie dokumentowej. Usługodawca może przenieść prawa i obowiązki w związku ze zbyciem przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części, informując o tym Klienta z 30-dniowym wyprzedzeniem; Klientowi przysługuje wówczas prawo wypowiedzenia umowy.
Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w miejsce postanowienia nieważnego stosuje się przepis prawa najbliższy zamierzonemu celowi gospodarczemu.
Załącznikiem stanowiącym integralną część Regulaminu jest Załącznik nr 1 - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Polityka Prywatności stanowi dokument odrębny, do którego Regulamin odsyła.
Regulamin obowiązuje od dnia `[data publikacji]`.

ZAŁĄCZNIK NR 1 - UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

*(zawierana z chwilą akceptacji Regulaminu; stanowi jego integralną część)*

§1. Strony i przedmiot

Administratorem danych osobowych wprowadzanych do Firmy jest Klient. Podmiotem przetwarzającym jest Usługodawca (Maciej Szewczykowski, NIP 9662192262).
Klient powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO, w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi określonej w Regulaminie.
Umowa powierzenia wchodzi w życie z chwilą zawarcia umowy o świadczenie Usługi i obowiązuje przez czas jej trwania oraz przez okres retencji, o którym mowa w §6 ust. 4 Regulaminu.

§2. Charakter, cel i czas przetwarzania

Charakter i cel: przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, modyfikowanie, przesyłanie i usuwanie danych - wyłącznie w celu udostępniania Klientowi funkcji Serwisu (zarządzanie projektami, czasem pracy, relacjami z klientami, wycenami i finansami) oraz zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości Usługi.
Czas: przez czas trwania umowy o świadczenie Usługi oraz przez okres retencji danych zawieszonej Firmy (12 miesięcy), a w zakresie kopii zapasowych - do czasu ich automatycznej rotacji.

§3. Kategorie osób i danych

Kategorie osób, których dane dotyczą:
pracownicy i współpracownicy Klienta (w tym Użytkownicy),
klienci i potencjalni klienci (leady) Klienta,
podwykonawcy, architekci i inne osoby kontaktowe wprowadzone przez Klienta.
Kategorie danych osobowych:
dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, nazwa firmy, adres, telefon, e-mail),
identyfikatory Telegram,
dane o czasie i miejscu wykonywania pracy, w tym dane lokalizacji GPS sesji pracy,
dane finansowe dotyczące współpracy (stawki, wypłaty, koszty, wyceny),
treść notatek, opisów i zdjęć przekazywanych przez panel lub bota.
Dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO) nie są objęte powierzeniem. Klient zobowiązuje się nie wprowadzać do Serwisu danych, o których mowa w art. 9 i 10 RODO. Serwis nie jest przeznaczony do ich przetwarzania.

§4. Obowiązki i oświadczenia Klienta (administratora)

Klient oświadcza, że jest administratorem powierzanych danych i że dysponuje podstawą prawną ich przetwarzania.
Klient zobowiązuje się wykonać wobec osób, których dane dotyczą, obowiązek informacyjny (art. 13–14 RODO), w tym poinformować je o powierzeniu danych Usługodawcy.
Monitoring lokalizacji. Jeżeli Klient korzysta z funkcji rejestrowania lokalizacji GPS sesji pracy wobec swoich pracowników, oświadcza, że wdrożył wymagane prawem zasady stosowania takiego monitoringu - w szczególności wynikające z art. 22² i 22³ Kodeksu pracy (określenie celów, zakresu i sposobu monitoringu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu, poinformowanie pracowników z wyprzedzeniem oraz oznaczenie zakresu monitoringu) - oraz że przeprowadził wymaganą ocenę jego dopuszczalności. Usługodawca udostępnia wyłącznie narzędzie techniczne i nie ocenia dopuszczalności monitoringu u Klienta.
Klient odpowiada za nadawanie i odbieranie dostępów swoim Użytkownikom oraz za zakres danych, które do Serwisu wprowadza (zasada minimalizacji).

§5. Obowiązki Usługodawcy (podmiotu przetwarzającego)

Usługodawca zobowiązuje się do:

przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta; za takie polecenie uważa się również korzystanie z funkcji Serwisu zgodnie z Regulaminem. Usługodawca niezwłocznie informuje Klienta, jeżeli w jego ocenie polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów o ochronie danych;
zapewnienia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności;
stosowania środków technicznych i organizacyjnych odpowiadających ryzyku (art. 32 RODO), w szczególności: szyfrowania transmisji (TLS), przechowywania haseł w postaci skrótów argon2id, izolacji danych między Firmami egzekwowanej na poziomie bazy danych i testowanej automatycznie, szyfrowanych kopii zapasowych (AES-256) przechowywanych poza serwerem produkcyjnym, kontroli dostępu opartej na kluczach SSH, ograniczania prób logowania oraz prowadzenia dziennika zdarzeń;
pomocy Klientowi - w miarę możliwości i przy uwzględnieniu charakteru przetwarzania - w wywiązaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (rozdział III RODO), oraz z obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO;
zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych Klientowi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia, wraz z informacjami niezbędnymi Klientowi do dokonania zgłoszenia do organu nadzorczego, w tym: charakterem naruszenia, kategoriami i przybliżoną liczbą osób oraz rekordów, prawdopodobnymi konsekwencjami i podjętymi lub proponowanymi środkami zaradczymi;
usunięcia albo zwrotu danych po zakończeniu świadczenia Usługi - zgodnie z §6 Regulaminu - oraz usunięcia istniejących kopii, chyba że prawo Unii lub prawo krajowe nakazuje ich przechowywanie;
udostępnienia Klientowi informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO.

§6. Dalsze powierzenie (podprocesorzy)

Klient udziela Usługodawcy ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających. Aktualna lista jest publikowana w Polityce Prywatności. Na dzień wejścia w życie Regulaminu obejmuje ona:

Podmiot	Zakres	Lokalizacja
Hetzner Online GmbH	hosting serwera i bazy danych	Niemcy (EOG)
Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc.	obsługa płatności i fakturowanie	Irlandia (EOG); możliwy transfer do USA na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC)
Google Ireland Limited	przechowywanie zaszyfrowanych (AES-256) kopii zapasowych	EOG; możliwy transfer do USA na podstawie SCC / decyzji o adekwatności
Telegram	dostarczanie wiadomości bota do Użytkowników	poza EOG - zabezpieczenia zgodnie z Polityką Prywatności
Meta Platforms Ireland Limited	pobieranie leadów z Meta Ads - wyłącznie jeżeli Klient podepnie integrację	Irlandia (EOG) / USA

Usługodawca zawiera z każdym dalszym podmiotem przetwarzającym umowę nakładającą obowiązki nie mniej rygorystyczne niż wynikające z niniejszej Umowy powierzenia i odpowiada wobec Klienta za wypełnianie przez nie tych obowiązków.
O zamierzonej zmianie listy (dodaniu lub zastąpieniu podmiotu) Usługodawca informuje Klienta z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem e-mailem lub komunikatem w panelu. Klientowi przysługuje prawo sprzeciwu w tym terminie; wniesienie sprzeciwu jest równoznaczne z wypowiedzeniem umowy o świadczenie Usługi ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmiany w życie.
Funkcja wycen AI (Anthropic). Funkcja jest domyślnie wyłączona. Jeżeli Klient ją włączy, działa ona na podstawie klucza API dostarczonego przez Klienta, a dane przekazywane w celu wygenerowania wyceny trafiają do dostawcy modelu (Anthropic) na podstawie umowy zawartej przez Klienta z tym dostawcą i na warunkach tego dostawcy. Włączając funkcję, Klient poleca Usługodawcy przekazywanie danych do tego dostawcy i oświadcza, że zawarł z nim wymaganą umowę oraz że dysponuje podstawą prawną takiego przekazania. Usługodawca nie wykorzystuje danych Klienta do trenowania modeli AI.

§7. Przekazywanie danych poza EOG

Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy następuje wyłącznie na podstawie mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO - decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych (SCC), wraz z oceną skutków takiego transferu, jeżeli jest wymagana. Aktualne informacje o podstawach transferu Usługodawca udostępnia na żądanie Klienta.

§8. Audyt

Klient ma prawo do przeprowadzenia audytu, w tym inspekcji, w zakresie przetwarzania powierzonych danych.
Audyt odbywa się w godzinach pracy Usługodawcy, po uprzednim zawiadomieniu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, nie częściej niż raz w roku kalendarzowym (chyba że audyt jest następstwem naruszenia ochrony danych albo żądania organu nadzorczego), na koszt Klienta.
Audyt nie może naruszać poufności danych innych klientów Usługodawcy ani bezpieczeństwa Serwisu. Usługodawca może w pierwszej kolejności przedstawić dokumentację, raporty i wyniki testów potwierdzające zgodność.

§9. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność stron z tytułu niniejszej Umowy powierzenia regulują przepisy RODO oraz §14 Regulaminu, przy czym ograniczenie odpowiedzialności z §14 ust. 2 Regulaminu nie ogranicza odpowiedzialności wynikającej wprost z art. 82 RODO.

*Koniec Regulaminu i Załącznika nr 1.*

Zobacz też: Polityka prywatności.